Så gör du en hållbar och långsiktig underhållsplan
Vad innehåller egentligen en underhållsplan och vad är viktigt att tänka på vid planering av fastighetsunderhåll och renoveringar?
Som fastighetsägare har du en skyldighet att underhålla de fastigheter du äger vilket kan innebära allt ifrån fönsterbyten och fasadrenovering till underhåll av ventilationssystemet. Idag är det vanligt med manuella underhållsplaner som ofta kan bli kortsiktiga och svåra att följa upp. Här berättar vi mer om vad du behöver tänka på för att skapa en långsiktig och hållbar underhållsplan.
Vad är en underhållsplan?
En underhållsplan visar alla framtida behov kring underhåll och renoveringar för en specifik fastighet. Underhållsplanen bör inkludera samtliga underhålls- och renoveringsbehov, när de behöver göras och hur mycket åtgärderna kommer att kosta.
En bra underhållsplan svarar på dessa tre frågor:
- Vilka åtgärder behöver göras i fastigheten?
- När behöver underhåll och renoveringar genomföras?
- Hur mycket kommer det att kosta?
Med en bra underhållsplan får du en överblick över alla underhållsbehov som finns i fastigheten. Du får också koll på framtida kostnader för underhåll och renoveringar och det blir enklare att planera ekonomin för fastighetsunderhåll på lång sikt. En underhållsplan minskar även risken för oplanerade och akuta åtgärder som i vissa fall kan betyda omfattande kostnader. Planen hjälper dig att hålla koll på samtliga underhållsåtgärder. Har du dessutom ett stort fastighetsbestånd blir underhållsplanering ett ovärderligt verktyg för den tekniska och ekonomiska förvaltningen av dina fastigheter.
Men för att kunna jobba effektivt med underhållsplanering behöver det vara enkelt att skapa och uppdatera en plan så att du alltid har en aktuell bild av vad som behöver göras.
Är det skillnad på drift och underhåll?
Ja, drift och underhåll är olika saker. Underhåll är de åtgärder som behöver göras för att bibehålla fastigheten i ett så bra skick som möjligt. Fönsterbyten, fasadrenovering, takomläggning och underhåll av ventilationssystem är sådant som ingår i fastighetsunderhåll. Drift är mer fastighetsnära service som t.ex. att se till att värme och el fungerar som det ska i den dagliga driften.
| Exempel på fastighetsunderhåll | Exempel på fastighetsdrift |
|---|---|
| Fönsterbyte | Tillsyn av värme, vatten och ventilation |
| Fasadrenovering | Felanmälan och akuta åtgärder |
| Stambyte | Skötsel av trapphus |
| Takomläggning | Rengöring av filter och ventiler |
Vad är det som gör en underhållsplan så viktig?
En bra underhållsplan ger dig möjlighet att planera långsiktigt, sprida ut kostnader över flera år och skapa synergier i underhålls- och renoveringsarbetet genom att planera in flera åtgärder samtidigt. Ett fönsterbyte och fasadmålning som genomförs på samma gång kan t.ex. sänka den totala kostnaden på byggnadsställningar.
Fördelar med att ha en underhållsplan:
- Du får kontroll över fastighetsekonomin och kan sprida kostnader på kort och lång sikt
- Du får en överblick över fastighetens skick – vilka åtgärder som är genomförda och förväntade underhållsbehov framåt
- Du får ett gediget beslutsunderlag för att planera framtida åtgärder
- Du kan jobba proaktivt med underhåll och minska risken för akuta och oplanerade underhållsåtgärder
- Du får förutsättningar för en långsiktig och hållbar ekonomisk och teknisk fastighetsförvaltning
- Du kan upphandla åtgärder i god tid, vilket ofta innebär lägre kostnader
Innan du sätter igång, hur ser nuläget ut?
Innan du sätter igång med underhållsplanen – samla in så mycket information som möjligt. Har du en aktuell fastighetsbesiktning och tidigare besiktningsprotokoll? Finns det en energideklaration? Vilka åtgärder har genomförts de senaste åren? Se till att du har koll på fastighetens nuvarande skick och samla in tidigare dokumentation. Ta också reda på vilken budget som finns för fastighetsunderhåll framåt så det blir tydligt vilka ramar du har att arbeta med.
Det här bör finnas med i planen
När du har alla förutsättningar på plats som budget och nuläge kan du sätta igång med planeringen. Så vad ska finnas med i underhållsplanen?
Åtgärder och prioritering - vilket underhåll behöver göras och vad är viktigast?
I underhållsplanen behöver alla framtida åtgärder finnas med. Om det t.ex. gäller ett fönsterbyte så behöver underhållsplanen visa tydligt vilka fönster det gäller samt i vilken fastighet. Finns det åtgärder som är mer akuta än andra? Det behöver du också ha i åtanke när du skapar en underhållsplan.
Tidsperspektiv - hur lång tid tar respektive åtgärd och när ska det utföras?
Hur lång tid tar det att genomföra underhållet och när ska det utföras? Olika åtgärder kommer ta olika lång tid att göra. Ett stambyte i en stor fastighet kan ta upp till 2 år om man räknar in inspektioner, genomförande och efterbesiktning medan takomläggning på en mindre byggnad kan ta några dagar till några veckor beroende på vilket typ av tak det är och det befintliga skicket. När dessa åtgärder ska göras behöver också finnas med i planen – år och månad.
Kostnad för varje underhållsåtgärd
Kostnad för varje åtgärd ska också finnas med i underhållsplanen. Dels för att kunna budgetera men också för att kunna planera kostnadseffektivt. Kostnaden ska inkludera enhet, antal och styckpris. Tänk på att om ni byter leverantör så kan ni behöva uppdatera kostnaderna så de reflekterar den nya prisbilden.
Hur ofta ska åtgärderna göras?
Underhållsplanering kan innebära planer som sträcker sig över 50 år. Visst underhåll behöver genomföras med tätare intervaller som exempelvis, medan andra typer av underhåll som t.ex. stambyten genomförs inom ett intervall av ca 30-50 år. Dessa intervaller bör också finnas med i planen.
Status över respektive åtgärd
Hur går det med underhållsåtgärderna? Vilka är genomförda? I underhållsplanen bör du kunna se status på respektive åtgärd för att kunna följa upp och veta vad som är kvar att göra framåt.
Glöm inte energi- och klimatmålen
Inom en snart framtid kan det bli aktuellt med ett minimikrav för energibehov i fastigheter genom den nya versionen av Energy Performance of Buildings Directive vilket sätter ytterligare krav på dig som fastighetsägare.
Genom att lägga till energi- och klimataspekter i planeringen får du en ännu bättre överblick över fastighetens skick – men framför allt får du ett bättre beslutsunderlag som gör att du kan skapa underhållsplaner baserade på både ekonomiska och miljömässiga aspekter. På det här sättet kan du arbeta proaktivt mot energi- och klimatmål. Här kan du läsa mer om klimatsmart underhållsplanering.
Underhållsplanering med Sinom
Med Sinom skapar du enkelt planer för fastighetsunderhåll och renoveringar samtidigt som du har koll på alla kostnader. Samla all fastighetsdata på ett och samma ställe – besiktningsprotokoll, energideklarationer, kostnader, status och mycket mer. Innan du tar beslut kring en plan kan du jämföra flera olika planer och scenarion utifrån kostnader och energibehov.
Sinom är helt datadrivet – det innebär att verktyget uppdaterar och optimerar dina planer automatiskt. Se effekt på kostnader direkt när du justerar planerade åtgärder. Vårt planeringsverktyg är också helt unikt i att det inkluderar energi- och klimatmål. Skapa en långsiktig plan för effektiv fastighetsförvaltning samtidigt som du sparar tid, pengar och värnar miljön. Nyfiken på verktyget? Här kan du läsa mer om verktygets funktioner eller lär dig mer om hur datadriven underhållsplanering fungerar här.
Vill du komma i kontakt med oss och prata mer om Sinom? Kontakta oss här eller boka in en demo direkt.
Dela:
Fler intressanta bloggartiklar:
Hur energieffektiva fastigheter har du?
Har du koll på hur energieffektiva dina fastigheter egentligen är? Och visste du att det finns regler kring energihushållning när du ska bygga nytt eller
Jobba systematiskt mot de globala hållbarhetsmålen tillsammans med Sinom
Vi arbetar för väl omhändertagna fastigheter och en bättre värld. Vi lever i ett samhälle där många av våra resurser inte nyttjas på ett hållbart
Klimatsmart underhållsplanering – vad är det?
Byggnader står för nästan en fjärdedel av det totala energibehovet och utsläpp av växthusgaser i Sverige och många fastigheter behöver idag omfattande underhåll för att
