En komplex verklighet bakom det självklara
Att hålla byggnader i gott skick över tid kan vid första anblick verka som en självklar och enkel uppgift. Men i verkligheten är det en av de mest komplexa utmaningarna inom fastighetsförvaltning. Trots att de flesta fastighetsägare och förvaltare har någon form av underhållsplan, visar det sig ofta att dessa planer inte räcker till när verkligheten och förutsättningar ständigt förändras. Vi behöver se underhållsplanen som ett system och inte som ett dokument där samverkan mellan drift, ekonomi, hållbarhet, teknik och företagsledning samverkar och arbetar i samma struktur. Med en struktur och samma uppdaterade information, minskar risken för felbeslut och dubbelarbete. Beslut behöver grundas på flera faktorer och med en datadriven maintenance planning och samverkan får vi en mer hållbar, tillförlitlig, långsiktig och flexibel underhållsplan.
Långsiktiga beslut i en osäker framtid
Underhållsplanering handlar i grunden om att fatta långsiktiga beslut i en osäker framtid. Vi planerar idag för något som kanske ska ske om sju eller tolv år, baserat på dagens kunskap och information. Men framtiden är som vi vet ofta oviss. Vi vet sällan hur byggnaden kommer att användas, vilka material som gäller, vilka kostnader som är verkliga eller vilka klimatkrav som kommer att styra våra val i framtiden.
Begränsningarna i traditionella planer
En traditionell underhållsplan består ofta av en tabell med åtgärder, årtal och kostnadsuppskattningar på planerade åtgärder. Det ser strukturerat och konkret ut men bakom varje rad döljer sig en rad med osäkerheter.
- Är detta verkligen rätt åtgärd?
- Vad händer om vi skjuter upp den ett år?
- Är detta den mest resurseffektiva lösningen, sett till drift, ekonomi och klimatpåverkan?
- Hur viktig är just denna åtgärd jämfört med alla andra åtgärder som är planerat på samma år
- Hur påverkar den åtgärderna driftnetto, energiförbrukning, klimatet, trygghet, eller fastighetsvärde?
- Och kanske viktigast av allt: hur vet vi att planen fortfarande är relevant när förutsättningarna förändras?
Att utgå från en traditionell underhållsplan gör det svårt att prioritera rätt och ta rätt beslut för framtiden för att man inte har tillgång till viktig information om energiprestanda, skickdata eller historik.
Det är också vanligt att man utgår ifrån generiska “copy-paste”-planer, där schabloner tillämpas utan att anpassas till den specifika byggnaden och prestanda. Har man då även sämre rutiner eller missar delar av uppföljningen av underhållsplanerna blir de snart otillräckliga and bristfälliga. Detta resulterar i att dokumentationen ganska snabbt blir ofullständig and att maintenance planen utgår från antaganden och gissningar.
Så förbättrar vi underhållsplaneringen
Vad kan vi göra för att förbättra underhållsplaneringen, och uppnå ett bättre resultat?
Ett första steg är att flytta fokus från kalendern till det verkliga faktiska behovet.
- I stället för att utgå från hur lång tid som gått sedan senaste åtgärden, bör vi basera planeringen på byggnadens verkliga status, livslängd och försämringstakt. Det kräver ett mer detaljerat synsätt där man i stället utgår från en komponentnivå och en förvaltningslogik som är mer flexibel och säker än traditionella listor.
- Nästa steg är att arbeta med dynamiska datastyrda underhållsplaner som kan uppdateras med automatik och precision när förutsättningar förändras. En modern datastyrd underhållsplan reagerar med automatik på ny information om skick, genomförda projekt, nya krav eller ändrade prioriteringar. Utifrån den samlad data kan man få fram prediktiva modeller och analyser som blir direkt avgörande för att skapa bättre prioritering, beslutsunderlag och kontroll.
- Slutligen är det avgörande att beslutsfattare har tillgång till all den underliggande informationen när prioriteringar ska göras. Genom att visualisera data på ett pedagogiskt och överskådligt sätt kan man säkerställa att besluten baseras på fullständig och korrekt information. Det skapar transparens, stärker beslutsunderlaget och leder till bättre, mer långsiktiga resultat.
Att arbeta i en dynamisk miljö innebär att man ständigt anpassar sig i miljön och förändringar.
Framtidens underhållsplan är dynamisk
Att arbeta med en datadriven underhållsplanering i framtiden ger en bättre precision och är mer målstyrt. Fastighetsägare som väljer att ta det steget får lägre kostnader, minskad klimatpåverkan och framför allt: större trygghet i sina beslut. Fastighetsägare som tar steget till en modern, dynamisk förvaltning stärker inte bara sitt ekonomiska resultat, utan även sitt arbete med hållbarhet och långsiktig värdesäkring.
Underhållsplanering behöver utvecklas från statiska dokument till intelligenta beslutsstöd. När drift, ekonomi och hållbarhet integreras i ett datadrivet system kan fastighetsägare gå från att reagera på problem till att agera proaktivt. Det är där skillnaden skapas, och där vi bygger en förvaltning som klarar framtidens krav.